Kunci Penting Untuk Bekerja Produktif

kerja produktif

Ada banyak penelitian tentang masalah produktivitas, tetapi dalam pengalaman saya, sebagian besar adalah palsu.

Menjadi produktif benar-benar bermuara pada dua hal utama: 

  1. Prioritas
  2. Menemukan ritme Anda

Masing-masing membutuhkan keterampilan yang berbeda, namun keduanya pasti saling mempengaruhi karena mengasah kemampuan Anda untuk memprioritaskan peningkatan kapasitas Anda guna menemukan dan tetap mengikuti ritme. Jadi untuk memaksimalkan efisiensi, Anda harus bekerja secara sadar untuk mengembangkan keduanya.

Inilah yang perlu Anda lakukan.

1. Gunakan Matriks Eisenhower Untuk Memprioritaskan Yang Lebih Baik

Matriks Eisenhower adalah alat untuk membantu Anda memprioritaskan tugas dalam hal urgensi dan pentingnya. Menggunakan alat ini membantu saya memutuskan mana yang akan padam sendiri, dan kapan.

Penjelasan matriks:

  • Urgent and Important: Tugas yang harus Anda lakukan sendiri saat ini, atau percakapan dan keputusan yang harus Anda geluti dengan cepat. 
  • Not Urgent and Important: Proyek yang membutuhkan perencanaan dan strategi, tetapi itu bisa ditunda sebentar. Anda masih harus menetapkan tenggat waktu untuk ini dan mengukir waktu pada kalender Anda untuk bekerja secara khusus pada mereka, tetapi Anda mungkin tidak perlu mengatasinya hari ini.
  • Urgent and Not Important: Tugas yang harus diselesaikan, tetapi yang harus Anda delegasikan ke orang lain. Pikirkan: file, dokumen, atau proses yang perlu diperbarui — pekerjaan yang harus diselesaikan dengan cepat, tetapi itu tidak mengharuskan Anda atau insinyur terbaik Anda.
  • Not Important and Not Urgent: Gagasan yang paling baik dihilangkan dari daftar tugas Anda sama sekali. Atau, paling tidak, tugas-tugas yang harus ditunda sampai semua item penting lainnya telah diperiksa. Ini mungkin “baik untuk dimiliki” –– mereka tidak mendesak atau kritis terhadap misi. 

Bagian paling penting di sini adalah memutuskan item tindakan mana yang harus Anda isi, dan mana yang bisa didelegasikan. Bagi banyak orang, Anda merasa bahwa segala sesuatu yang mendesak juga penting, dan semua yang penting HARUS diselesaikan oleh Anda. Tetapi seiring berjalannya waktu – dengan memanfaatkan matriks ini – Anda menjadi sadar bahwa yang penting dan penting sebenarnya adalah kualifikasi yang berbeda.

Pemimpin yang paling efektif adalah mereka yang dapat membedakan antara keduanya dan merencanakan hari-hari mereka di sekitar tugas yang benar-benar harus mereka selesaikan sendiri.

2. Masuk Ke Mode Flow

Flow, adalah sesuatu yang harus Anda optimalkan secara pribadi.

Flow adalah konsep yang pertama kali didefinisikan oleh psikolog Hungaria-Amerika Mihály Csíkszentmihályi pada tahun 1975. Flow ini dicirikan, dengan perendaman psikologis lengkap dalam aktivitas atau proyek yang sedang dikerjakan. Itulah yang kebanyakan kreatif – baik itu seniman, insinyur, penulis, atau desainer – berjuang ketika mereka duduk untuk mulai bekerja. Atau, setidaknya, itulah yang muncul setelah mereka membuat sesuatu yang hebat.

Jika Anda adalah seorang kreatif sejenis, Anda mungkin pernah mengalaminya, baik Anda menyadarinya atau tidak. Dalam satu hal, ini terasa seperti autopilot yang sangat efektif di mana kata-kata atau algoritme tampaknya melompat langsung dari otak Anda melalui jari-jari Anda ke halaman, dan Anda hanya bisa mengendalikan prosesnya.

Tapi ada satu hal:

Memaksa diri Anda ke dalam kondisi mental di mana dimungkinkan untuk masuk ke dalam mode Flow itu menantang –– pada kenyataannya, Flow adalah sesuatu yang Anda perlukan untuk secara aktif dan secara sadar dioptimalkan.

Untungnya, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan kemungkinan Anda dapat masuk ke mode Flow ini.

Berikut ini beberapa cara untuk melakukannya:

Sisihkan waktu untuk “menggali lebih dalam.”

Flow membutuhkan fokus yang intens dan tanpa gangguan. Ini membutuhkan sepenuhnya Anda untuk meminimalkan gangguan – terutama dari tugas-tugas yang tidak penting tetapi berpotensi mendesak (kategori 3 dari Eisenhower Matrix).

Tetapkan tujuan yang jelas.

Tidak mungkin untuk masuk ke mode Flow tanpa memiliki satu tujuan khusus untuk berfokus padanya – jika tidak, Anda akan menemukan diri Anda terganggu secara inheren. Anda tidak dapat masuk ke mode Flow dengan mencoba mengerjakan tiga hal sekaligus.

Paling-paling, fokus Anda akan tetap pada tingkat permukaan untuk ketiganya.

Otonomi dalam cara menangani tugas.

Flow adalah kebebasan memilih. Ini juga penting ketika mendelegasikan tugas-tugas penting ke rekan se-tim.

Jika proyek itu adalah sesuatu yang orang tersebut harus berada di mode Flow untuk menyelesaikan, Anda harus memastikan bahwa mereka sendiri diinvestasikan di dalamnya dan secara aktif memilih bagaimana menyelesaikannya. 

Proyek seharusnya tidak terlalu menantang atau terlalu sederhana.

Seperti yang saya sebutkan, sulit untuk masuk ke mode Flow ketika proyek yang sedang dihadapi membuat Anda bosan atau, di sisi lain, membingungkan Anda. Itu harus cukup menantang untuk menjadi menarik –– ada titik manis. Ini sangat penting untuk diingat, sekali lagi, ketika mendelegasikan.

Akses ke umpan balik.

Semakin cepat Anda mendapatkan umpan balik, apakah itu dari manajemen Anda, rekan kerja, atau pelanggan, semakin baik. Faktanya, umpan balik langsung adalah alasan mengapa video game begitu imersif dan merangsang aliran.

Dalam sebuah permainan, hampir setiap tindakan yang Anda lakukan memiliki umpan balik positif atau negatif yang jelas.

Kesimpulan

Prioritas dan aliran saling terkait erat.

Bagaimanapun, cara termudah untuk menarik keluar dari Mode Flow adalah dibombardir oleh tugas-tugas yang tidak penting. Itu termasuk email yang tampaknya menuntut respons cepat, tekanan menyeramkan dari item tindakan yang Anda tidak mendefinisikan dengan benar sebagai sesuatu yang “Mendesak,” “Tidak Mendesak,” dan sebagainya.

Anda harus, dalam mengoptimalkan aliran, melindungi diri Anda dari risiko semacam ini.

Tetapi, sekali lagi, keterampilan itu berasal dari latihan dan dari memprioritaskan secara efektif – menyisihkan waktu untuk fokus, pekerjaan yang dalam , misalnya, atau mendelegasikan hal-hal yang berpotensi mengganggu namun penting bagi anggota tim lainnya.

Itulah sebabnya, pada akhirnya, Anda perlu mengembangkan dan memelihara kedua keterampilan ini bersama-sama – baik untuk kepentingan tim Anda dan untuk diri Anda sendiri.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Leave a comment
error: Alert: Mau copas ya !! Jangan dong, hargai kami!
scroll to top